Als bestuurder of manager heb je vaak haast, veel aan je hoofd en weinig tijd. Een meerdaags werkatelier met een groot aantal medewerkers of met een groot aantal betrokken partijen voelt dan algauw als duur, zwaar of tijdverspilling. Want je bent ervan overtuigd dat het maken van een visie, een gezamenlijke agenda of actieplan echt geen dagen hoeft te kosten. Dat is toch zo met elkaar in een dag uitgewerkt! Dat is ook zo.
Kiezen voor snelheid is kiezen voor inhoud
Maar als je voor snelheid kiest, kies je alleen voor het inhoudelijke resultaat. De inhoud kan geweldig zijn maar niemand voelt echt dat het van hem of haar is. Je wordt al snel verleid om te overtuigen. De kans dat anderen zich ook daadwerkelijk voor de realisatie ervan in willen zetten is niet zo groot. Wil je eigenaarschap laten ontstaan? Dan heb je meer tijd nodig.
Cocreatie kost tijd maar levert nog veel meer tijdwinst op
Geef mensen de tijd om eigenaarschap te gaan voelen zodat ze de intrinsieke behoefte krijgen om actie te ondernemen. Dat scheelt je later weer veel energie en tijd. Mensen raken gemotiveerd. Je hoeft ze niet meer te overtuigen.
Eigenaarschap krijgen kost tijd want mensen hebben tijd nodig om
- te wennen aan de werkwijze in een werkatelier en om te ervaren dat zij hun inbreng kunnen en mogen leveren.
- de perspectieven van anderen aan te horen en die onderdeel te laten worden van hun eigen verhaal.
- om het door hen gewenste toekomstperspectief te visualiseren en expliciteren, om los te komen van de standaardverhalen.
Krachtige stuurgroep of brede regiegroep?
Wij hebben inmiddels zoveel ervaring met allerlei vormen van werkateliers dat we goed kunnen voorspellen wat het causale verband is tussen de duur van het werkatelier en het effect op langere termijn. Bijeenkomsten van een halve dag zijn ook zinvol, maar leiden zelden tot effecten op langere termijn.
Korte bijeenkomsten vergen veel tijd en energie van bijvoorbeeld een ‘krachtige stuurgroep’ om de uitvoering van de voorgenomen acties te stimuleren of af te dwingen. Hoe langer de bijeenkomst is, des te vanzelfsprekender wordt de uitvoering. Een ‘brede regiegroep’ kan zich beperken tot het ondersteunen van de verschillende initiatieven, het bij elkaar blijven brengen van alle belanghebbenden, het volgen van acties en elkaar voortdurend informeren over de vooruitgang. Overtuigingsstrategieën zijn niet meer nodig omdat deelnemers intrinsiek gemotiveerd zijn om actie te ondernemen.
| Cocreatiebijeenkomst | |
| Korte bijeenkomst | Lange bijeenkomst |
| Krachtige stuurgroep is nodig | Brede regiegroep is ontstaan |
| Campagnematige overtuigen | Ondersteunen van zelfgenomen initiatieven |
| Afdwingen van actie | Vanzelfsprekende uitvoering |
| Extrinsieke motivatie | Intrinsieke motivatie |
| Quick-wins | Duurzaam effect door fundament |
Het is onze ervaring dat een werkatelier van 16 tot 18 uur, verdeeld over 3 opeenvolgende dagen en dus 2 nachten, verreweg het meest duurzame effect oplevert. In de praktijk leveren zulke werkateliers een enorme tijdwinst op, omdat de uitvoering van de overeengekomen acties direct op gang komt.
Bij de organisatie van werkateliers voor complexe vraagstukken is het aan te raden het principe van ‘tweemaal slapen’ aan te houden. Dat geeft de deelnemers de gelegenheid om alle informatie die op hen afkomt, tussentijds te verwerken en de verschillende fases van veranderen te doorlopen.
Meer weten?
Wil je weten hoe je commitment krijgt van alle belanghebbenden en daardoor stappen maakt in de aanpak van complexe vraagstukken? Neem dan contact met ons op via info@kaapz.nl. Het is onze passie, we vertellen er graag over. Of lees ons boek Hoe richt je een zwerm. Een eenvoudige aanpak voor complexe opgaven. Van Duuren management, 2016.
